Sistema contable

Un sistema contable es un conjunto de procedimientos para el registro de las transacciones en los libros contables y que además se encarga de su guarda y custodia junto a la documentación que lo respalda y que mediante la generación de mayores de cuenta arroja como resultado los estados financieros.

Sistema contable

Las transacciones

Las transacciones son los acuerdos comerciales que se realizan entre dos o más entidades. Son ejemplo de transacciones: las compra-venta, las aportaciones de los socios, los pagos de deuda, las cobranzas, los pagos de sueldos y salarios, y las transacciones devengadas.

Los libros contables

Los libros de contabilidad son aquellos en los que se registra el asiento contable mediante el método de partida doble en los que tanto las sumatorias de la columna del debe y la del haber tienen que ser iguales.

Los libros de contabilidad hoy en día se clasifican en comprobantes contables de los cuales se acostumbran los siguientes: egreso, ingreso, diario, traspaso y ajuste.

Una regla importante a considerar es que los comprobantes de contabilidad solo son válidos si se encuentran respaldados y firmados.

Comprobante de ingreso

En este tipo de comprobante se contabilizan todos los ingresos en efectivo o equivalente de efectivo que generalmente son por concepto de ventas o de cobranzas

Comprobante de egreso

En este tipo de comprobante se contabilizan todos los egresos en efectivo o equivalente de efectivo que generalmente son por concepto de compras, pagos de deudas, pago de sueldos, pago de servicios, otros.

Comprobante de diario

Suele registrarse en el comprobante de diario todas aquellas transacciones tanto de compras como de ventas al crédito, es decir, en las que no hubo movimiento de efectivo sino que se registran mediante el principio de devengado el cual especifica que las transacciones se deben registrar en el momento en el que ocurren aunque no sean en efectivo, esto quiere decir a crédito.

Comprobante de traspaso

En el comprobante de traspaso se registran los movimientos entre cuentas, no son ni ingresos ni egresos, como por ejemplo, el retiro de dinero del banco a la caja de la empresa (compañía).

Comprobante de ajuste

Existen transacciones que se denominan ajustes y suceden por causas diferentes, como por ejemplo: el ajuste por la inflación, el ajuste por la depreciación de activos, etc.

Estados financieros

Los estados financieros son el resultado de la suma de las transacciones registradas en los libros diarios y clasificadas por cuentas mediante el libro mayor de cada cuenta, estas determinan según su contenido y organización el balance general, el estado de resultados, el balance de comprobación de sumas y saldos, el flujo de efectivo, el estado de situación patrimonial, el estado de resultados acumulados. Gracias a estos estados financieros es posible conocer la situación económica y financiera de la entidad

Sistema contable y software contable

Se confunde generalmente sistema con software, pero lo cierto es que el software viene a ser una herramienta que se encuentra dentro de un sistema contable. Los sistemas contables ya existían incluso antes de la creación de la computadora.

Si bien se entiende que un sistema es igual a automatización, desde el punto de vista del contador, sin software no existe automatización, sin embargo, desde el punto de vista de los propietarios de la empresa, el sistema está conformado por un conjunto de personas y herramientas que se encuentran dentro del departamento contable. Para los propietarios todo el departamento contable corresponde a un sistema al que le entregan los documentos de las transacciones, el departamento contable los procesa y entrega los estados financieros y el libro mayor, tenga o no un software.

Desde el punto de vista del contador un software contable es a la vez un sistema contable debido a que en este se introducen transacciones manuales o automáticas y el software contable es el que se encarga de confeccionar los mayores de cuentas y de emitir los estados financieros. Así que, de esta manera, el software contable es a la vez un sistema que se encuentra dentro del sistema contable y que se interrelaciona con otros sistemas de la entidad.

El sistema contable y otros sistemas

Toda la empresa (o compañía) es un sistema en el que se introducen insumos y se obtienen resultados según la actividad de la empresa. Por ejemplo, una fábrica de automóviles, a la fábrica se le introducen los metales y otras materias primas por una puerta y por la otra salen automóviles.

Otro ejemplo: Un frial, por una puerta se introducen cerdos vivos y por otra salen fiambres y embutidos.

Sin embargo, dentro de ese sistema denominado empresa existen muchos subsistemas que se encuentran interrelacionados. Para el caso específico de un sistema contable, todos los sistemas de la empresa envían la documentación de las transacciones al sistema contable tal como lo ilustra el siguiente gráfico:

Relación del sistema contable con sistemas

El software moyata

El "software moyata" conocido también como "sistema contable moyata", "sistema moyata" o simplemente "moyata", es una herramienta modular que posee todas las opciones para trabajar con el personal de la empresa.

Software contable

Un software contable es

Sistema de inventarios

El sistema de inventarios moyata puede ser usado en una empresa que tenga uno o más almacenes, controla el flujo de un almacén a otro y además el inventario vendido y pedido.

Para que un sistema de inventarios sea realmente útil debe tener los reportes necesarios relacionados con el stock mínimo, stock máximo, control por lote.

Sistema de ventas

Sistema de ventas moyata considera varios aspectos: venta a crédito, venta al contado, venta de servicios, venta de productos digitales, venta de productos perecederos, venta de productos imperecederos, venta de servicios.