Capítulo: 22

Comprobante contable

Permite registrar el asiento contable clasificado por tipos de comprobantes de contabilidad

Comprobante contable

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Titulo del comprobante

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El comprobante contable muestra el título que se le asignó en el tipo de comprobante contable seleccionado.

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Por ejemplo en la ilustración anterior el título es "Comprobante de ingresos"

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Estado del comprobante

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El formulario "comprobante contable" tiene dos estados: el estado bloqueado en el que no se puede modificar ninguno de sus datos y el estado edición.

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El comprobante se encuentra bloqueado cuando se muestra en la parte superior izquierda un candado amarillo.

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candadito

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Cuando no se muestra el candadito significa que el comprobante se encuentra en modo edición.

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El comprobante se pone en modo edición de dos maneras posibles: la primera es creando un nuevo comprobante lo que se hace al cliquear en el botón "Nuevo" y la seguna es cliqueando en el botón "modificar".

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Definición del asiento de apertura

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definición del asiento de apertura

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El asiento de apertura debería ser un solo asiento que se realiza al comienzo de la gestión contable.

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El comprobante se define como asiento de apertura cuando se hace clic en la casilla de verificación.

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El comprobante de apertura es útil para que el sistema realice la comparación de los estados financieros: flujo de efectivo, estado de situación patrimonial y estado de resultados acumulados. Debido a que el sistema compara el asiento de apertura con el movimiento de toda la gestión y determina así la diferencia.

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Nuevo comprobante contable

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Nuevo comprobante contable

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Cuando se ejecuta este comando el formulario muestra todos sus campos vacíos, listo para comenzar a introducir información.

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Se debe comenzar a introducir la información por la fecha del comprobante.

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La fecha y el número del comprobante contable

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Fecha del comprobante contable

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Al escribir la fecha del comprobante contable el sistema calculará el número de comprobante correlativo que le corresponde.

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Número del comprobante contable

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El número del comprobante contable posee un formato especial que se explica a continuación.

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Los primeros dos dígitos corresponden al año, el tercer y cuarto dígito indican el mes y los dígitos siguientes indican el número correlativo del mes del comprobante.

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En la ilustración se observa por ejemplo el número "1501001", esto significa que es el primer comprobante del año 2015 del mes de enero.

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Cuando se cambia la fecha del comprobante, el sistema le asignará otro número que dependerá de la fecha introducida y del último comprobante registrado en ese mes.

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Sin embargo, cuando el tipo de comprobante posee correlatividad extricta, el cambio de la fecha no tiene ningún efecto en la numeración del comprobante.

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Moneda y tipo de cambio

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Estos controles están disponibles cuando el tipo de comprobante contable está configurado para trabajar como bimonetario.

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Moneda y tipo de cambio

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Se puede definir el comprobante como de moneda nacional o como de moneda extranjera. El tipo de cambio se carga automáticamente cuando ya se encuentra en la base de datos, si no se encontrara el sistema le presentará un formulario para que agregue el tipo de cambio y este se guardará automáticamente en la base de datos.

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Si en el campo "tipo de cambio" se realizara una modificación el sistema presentará el siguiente mensaje:

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Actualizar tipo de cambio

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Esto es porque en el detalle del comprobante denominado "imputación contable" se encuentra una columna en la cual la línea de la transacción puede tener su propio tipo de cambio.

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Si en el cuadro de diálogo se responde "Sí" entonces el sistema actualizará la imputación contable con el tipo de cambio especificado y convirtiendo los valores del debe y del haber en moneda extranjera a los valores de la multiplicación entre del debe y el haber en moneda nacional multiplicándolos por el tipo de cambio.

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Si se responde "No" al cuadro de diálogo, de cualquier manera se puede actualizar posteriormete la imputación contable al ejecutar el comando "Asignar tipo de cambio".

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Nombre del cliente o proveedor

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De manera opcional, el sistema permite adicionar un nombre del cliente o proveedor para el asiento de contabilidad.

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Imagen del campo nombre del ciente o proveedor

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Este campo es opcional, se lo puede dejar vacío. El comando que posee el signo "+" presenta la opción de agregar el contacto a la base de datos de contactos, también es opcional.

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Glosa general y glosa de detalle

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Tanto la glosa general como la de detalle son obligatorias.

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Glosa general

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La glosa general permite registrar hasta 255 caracteres. Cuando se registra un detalle en el asiento contable automáticamente se copia la glosa general a la glosa de detalle.

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Glosa detalle

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Sin embargo, la glosa de detalle puede ser distinta a la general, simplemente hay que escribir encima o modificar lo que ya está escrito.

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Si se desea que la siguiente línea posea el mismo contenido que la anterior, basta con ubicar el enfoque en la glosa de detalle de destino y pulsar la tecla de función "F3", esto hará que se copia la glosa de detalle de la línea anterior.

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Adicional a la glosa se tiene la columna "ref" que significa "referencia" y se puede colocar en ésta el número de referencia del documento contabilizado, por ejemplo, el número de factura, el número de cheque, etc.

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La cuenta contable

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En el detalle se tiene dos herramientas para elegir la cuenta de contabilidad, que se encuentran en las columnas "código" y "cuenta".

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imagen de la cuenta contable

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La columna código despliega la lista de cuentas.

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Lista de cuentas contables

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En la columna "código" se puede buscar las cuentas por orden de código, sin embargo, en la columna cuenta se puede buscar las cuentas por orden alfabético del nombre de la cuenta.

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Se puede llamar al plan de cuentas para agregar, modificar o eliminar una cuenta haciendo doble clic dentro del campo "código" o bien dentro del campo "cuenta"

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Las columnas del debe y el haber

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Las columnas debe y haber

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Estas columnas permiten registrar el importe correspondiente según el asiento contable. Cuando el tipo de comprobante está configurado para una sola moneda, el comprobante muestra solo las columnas debe y haber. Cuando está configurado como bimonetario muestra además las columnas "debe" y "haber" en moneda extranjera junto con las columnas "aj" y "Tipo de cambio".

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Debe y haber en moneda extranjera

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El tipo de cambio del detalle se copia automáticamente del tipo de cambio del formulario. Lo que se registre en el "debe" o "haber" moneda nacional se multiplicará automáticamente por el tipo de cambio y el resultado se colocará en la columna del "Debe ME" o el "Haber ME" según corresponda.

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Funciona también a la inversa, si se escribe un importe en las columnas de moneda extranjera, éstas son convertidas a moneda nacional en las columnas correspondientes.

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La columna "Aj"

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La columna "Aj" significa ajuste. Se usa cuando en la gestión hubieron varios tipos de cambios con la moneda extranjera utilizada.

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Se usa para realizar el ajuste por inflación. Normalmente, cuando no está marcada esta casilla y las cuentas en moneda extranjera están sujetas a varios tipos de cambios, el resultado de la suma final de las cuentas en moneda extranjera no será igual al convertirlo al último tipo de cambio a la moneda nacional.

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En tal caso se necesita colocar el ajuste en la moneda nacional pero sin que afecte al debe y haber de la moneda extranjera. Para lograr esto se cliquea en la casilla de verificación "Aj".